L’automatisation apporte des avantages considérables aux entreprises en termes de réduction des coûts, de simplification des opérations et d’amélioration de la qualité des produits et des services. Elle peut être considérée comme la meilleure solution pour optimiser les procédures actuelles qu’une entreprise met en œuvre.
En effet, l’automatisation permet de réduire le nombre de ressources humaines nécessaires pour effectuer une tâche donnée et de diminuer les coûts administratifs liés à ces activités. Dans le cas où un être humain est remplacé par une machine, les coûts sont réduits considérablement. Par exemple, dans le domaine des RH, les ressources humaines sont directement liées au coût de leur embauche et de leur formation.
C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises de ce secteur ont déjà introduit l’utilisation de logiciels EMS (Enterprise Management System) et adoptent l’automatisation.
1. L’automatisation des processus d’affaires permet de gagner du temps
L’automatisation est un élément clé de l’EMS, et son objectif principal est de réduire les charges de travail répétitives des personnes dans une entreprise. De cette manière, elle permet aux entreprises d’offrir des services de la meilleure qualité à leurs clients et de mieux gérer leurs ressources.
Par exemple, il est très probable que vous utilisiez Internet pour faire des achats. Lorsque vous effectuez un achat, vous utilisez probablement un système complexe et très structuré, dont la réalisation prend beaucoup de temps. En effet, vous devez passer beaucoup de temps à mettre en place, configurer, intégrer et personnaliser le système. À votre prochaine commande, votre application se souviendra de vos préférences et vous pourrez lui dire simplement de commander la même chose en quelques clics!
Ceci est un exemple simple qui permet à vos employés de se consacrer aux clients et à la préparation des commandes sans perdre de temps au téléphone. Sans l’automatisation, vous perdez beaucoup de temps que vous pourriez consacrer aux activités à valeur ajoutée de l’entreprise. L’automatisation apporte en fait une solution à ce problème. En effet, elle vous permet d’utiliser une procédure automatisée liée à un système très structuré, ce qui vous fait gagner du temps. Elle vous fait également gagner du temps au niveau de votre formation.
2. Elle vous aide à accomplir les tâches répétitives les plus courantes
L’automatisation aide les entreprises à effectuer les tâches répétitives les plus courantes. Elle peut ainsi faciliter le travail des gestionnaires et du personnel administratif en réduisant leur charge de travail. Ces tâches répétitives comprennent le traitement de données que les entreprises de ce secteur utilisent pour gérer leurs salaires, leurs opérations bancaires, leurs stocks et même leurs services à la clientèle. L’automatisation des processus d’affaires augmente aussi la productivité. Lorsque les ressources humaines sont remplacées par des outils automatisés pour effectuer des tâches répétitives, l’efficacité de l’entreprise s’améliore. Elle améliore ainsi la qualité des prestations de services de l’entreprise en dédiant plus de temps aux ressources humaines pour accomplir des tâches à valeur ajoutée.
3. L’automatisation des processus d’affaires vous permet d’automatiser des tâches simples
L’automatisation des processus d’affaires vous permet d’automatiser des tâches simples. Un exemple classique est le processus de commande de votre sandwich préféré : une fois que vous avez saisi le type de pain souhaité, les condiments, avec viande ou sans viande, les petits extras que vous adorez, votre le lieu de livraison, votre paiement complété, le service de livraison de votre choix est informé de votre commande. Votre commande sera ensuite livrée à votre porte.
Un autre exemple d’automatisation est la réservation d’un taxi. Vous pouvez désormais réserver votre taxi sur Internet ou à l’aide d’une application sur votre téléphone. Ce processus est très simple. En effet, il vous suffit de sélectionner le lieu d’embarquement, le lieu où vous souhaitez vous rendre, le service que vous préférez et le nombre de passagers. En outre, il est possible de préciser l’heure d’embarquement. Dans certains cas, il est également possible de réserver un taxi pour une durée déterminée et/ou à taux fixe. Par la suite, le chauffeur de taxi recevra sur son appareil mobile toutes les informations de votre demande!
4. L’automatisation des processus d’affaires est très flexible
La gestion des processus d’affaires est également connue sous le nom de Business Process Management (BPM). Ce BPM est souvent un outil contenu dans la plateforme EMS (Enterprise Management System). Pour les entreprises qui utilisent un EMS pour l’automatisation des processus d’affaires, il est possible, grâce au BPM, de modifier la structure de leurs processus d’affaires sans devoir passer par de longues demandes de changement et ce, avec un minimum de perturbations. En quelques clics dans le BPM et dans l’application d’automatisation EMS, par la suite le processus TI sera automatiquement modifié et prêt à l’utilisation. Il s’agit donc d’une solution très flexible.
Les avantages de l’automatisation des processus de l’entreprise : résumé
L’outil EMS peut être intégré à toutes les plateformes logicielles et exploitées dans l’entreprise, de la comptabilité aux ventes, en passant par les achats, les services et la qualité. Il permet à tous les secteurs de l’entreprise, y compris les ressources humaines, les finances, courriels, collaboration etc. de fonctionner comme un système unique et global. L’automatisation peut permettre d’économiser les ressources humaines et financières de l’entreprise et les réaffecter aux activités à valeur ajoutée.
L’automatisation avec un outil EMS est un processus qui facilite l’exécution automatique d’une instruction et qui se caractérise par l’utilisation de machines. Ce type d’automatisation peut remplacer les tâches des ressources humaines dans la gestion de plusieurs activités récurrentes de l’entreprises. Ces tâches répétitives comprennent le traitement des données, que les entreprises utilisent pour gérer leurs salaires, leurs opérations bancaires, leurs stocks et même leur service à la clientèle. L’automatisation des processus d’affaires permet d’automatiser des processus complets qui contiennent plusieurs tâches spécifiques.
Par Simon Tanguay