Dans Microsoft Teams, les canaux privés créent des espaces dédiés à la collaboration au sein de vos équipes. Seuls les utilisateurs de l’équipe qui sont propriétaires ou membres du canal privé peuvent y accéder. Tout le monde, y compris les invités externes, peut être ajouté en tant que membre d’un canal privé tant qu’il est déjà membre de l’équipe Teams concernée.

Par exemple, un canal privé est utile dans les cas suivants:

• Un groupe de personnes d’une équipe souhaite disposer d’un espace ciblé et dédié pour collaborer en sous-groupe sans avoir à créer une équipe séparée.
• Un sous-ensemble de personnes d’une équipe Teams a besoin d’un canal privé pour discuter, par exemple d’informations confidentielles telles que les budgets, les enjeux RH, le positionnement stratégique, etc.
• Une icône de verrou indique un canal privé. Seuls les membres de canaux privés peuvent afficher les ceux dans lesquels ils sont ajoutés et y participer.

Source : Canaux privés dans Microsoft Teams [Microsoft]

Faits saillants concernant la gestion des canaux privés dans Teams

👍 Permissions

• Les canaux privés ont leurs propres propriétaires. Les propriétaires d’équipe ne sont pas nécessairement propriétaires des canaux privés.
• Les propriétaires d’équipe, qui ne sont pas propriétaires des canaux privés, ne peuvent pas accéder à ceux-ci.
• Les membres (incluant les invités externes) d’un canal privé doivent obligatoirement être un sous-ensemble des membres de l’équipe concernée.
• Les invités externes peuvent être membres d’un canal privé, mais ne peuvent pas en être propriétaires.

👍 Dossiers et fichiers

• Chaque canal privé a son propre site SharePoint dédié (appelé en anglais « Slave Site »). Sa mission vise uniquement l’utilisation de la bibliothèque de documents dans laquelle sont stockés les fichiers du canal privé.
• Les dossiers et les fichiers déposés dans un canal privé sont stockés dans un site SharePoint séparé du site SharePoint de l’équipe concernée.
• La gestion des accès sur le site SharePoint du canal privé doit être obligatoirement gérée à partir des permissions du canal privé concerné dans Teams.

👍 Intégrations

• Il est possible d’ajouter des onglets dans les canaux privés.
• Les canaux privés ont aussi leur propre adresse courriel (comme les canaux standards).
• Les canaux privés ne prennent pas en charge l’ajout de Bots, Applications (par exemple : le Planificateur, les formulaires Forms, etc.), les Wikis et les réunions planifiées.

Gestion des droits et permissions des canaux privés dans Teams

👍 Droits et permissions du propriétaire du canal privé

• Lorsque vous créez un canal privé, vous en devenez automatiquement le propriétaire, même si vous n’êtes pas le propriétaire de l’équipe Teams concernée.
• Selon vos besoins, vous pouvez ajouter d’autres propriétaires à votre canal privé, mais ceux-ci doivent d’abord être membres de l’équipe Teams.
• Il est possible qu’un canal privé devienne soudainement un canal orphelin, c’est-à-dire sans propriétaire. Ceci peut arriver lorsqu’un propriétaire d’un canal privé quitte volontairement l’équipe Teams concernée. Dans un tel cas, l’application Teams choisira aléatoirement l’un des membres du canal privé en tant que propriétaire (les détails de ce comportement ne sont pas encore documentés ou disponibles sur le site de Microsoft).

👍 Droits et permissions du propriétaire de l’équipe Teams concernée

• Bien qu’il ne soit pas requis d’être un propriétaire d’équipe pour être un propriétaire de canaux privés, les propriétaires d’équipe peuvent quand même voir le nom et la description de tous les canaux privés de l’équipe concernée.
• Les propriétaires d’équipe Teams peuvent également supprimer des canaux privés.
• Cependant, les propriétaires d’équipe (qui ne sont pas propriétaires ou membres d’un canal privé) n’ont pas accès aux conversations, fichiers ou autres fonctionnalités dudit canal privé.

Remarque : Logiquement, il n’y a pas vraiment de raison de ne pas inclure un propriétaire d’équipe en tant que membre ou l’un des propriétaires d’un canal privé, même si l’équipe est grande. Être propriétaire d’une équipe Teams signifie avoir la responsabilité principale de ladite équipe et il serait judicieux d’inclure également les connaissances stratégiques du propriétaire de l’équipe dans la gestion du canal privé. C’est un jugement que vous devrez faire.

👍 Droits et permissions du membre du canal privé

• Les propriétaires des canaux privés peuvent ajouter et supprimer des membres d’un canal privé, de façon similaire à la fonction d’ajout de membres dans une équipe Teams.
• Cependant, le membre à ajouter dans le canal privé doit obligatoirement et préalablement être déjà membre de l’équipe dans laquelle se retrouve le canal privé. Tous les membres d’un canal privé sont d’abord membres ou propriétaires de l’équipe concernée.
• Si un utilisateur (membre ou propriétaire) quitte ou est supprimé de l’équipe, il est par conséquent automatiquement supprimé de tous les canaux privés de l’équipe concernée.

👍 Invités externes dans les canaux privés

• Les invités externes peuvent être ajoutés à un canal privé, comme on le fait pour l’ajout d’un invité externe dans une équipe. Cependant, comme tout autre membre du canal privé, cet invité devra d’abord être membre de l’équipe Teams concernée.

Remarque : Cela a une implication importante, car si vous souhaitez inviter des invités externes dans votre canal privé avec l’intention de ne partager que certaines informations avec eux et pas avec le reste de l’équipe, vous ne pourrez pas le faire.

Gestion des dossiers et fichiers dans les canaux privés

Chaque canal privé a son propre site SharePoint dédié (nouvelle collection de site SharePoint). Ce type de site est unique en son genre et ne représente pas un site d’équipe SharePoint traditionnel, ni un site de communication SharePoint. Ce site unique n’a pas de page d’accueil; en fait, il n’a pas de page du tout. Sa mission vise uniquement l’utilisation de la bibliothèque de documents dans laquelle sont stockés les fichiers du canal privé.

C’est l’un des points les plus importants concernant les canaux privés. Ce site unique a sa propre existence et est essentiellement un site SharePoint orphelin (Slave Site). Il n’a aucun lien et n’est aucunement connecté avec le site SharePoint de l’équipe parent. Ce n’est pas non plus un sous-site de celui-ci. Il s’agit d’un site disparate et unique qui nécessite son propre propriétaire responsable.

Gestion des droits et permissions dans le site SharePoint du canal privé

Il ne faut PAS TOUCHER tout ce qui concerne les accès des propriétaires ou des membres.

Toutes les modifications que vous apportez aux permissions des propriétaires ou aux membres du site SharePoint du canal privé seront rapidement écrasées et rétablies par les permissions de Teams. Microsoft est clair à ce sujet.

Il n’est donc pas recommandé de modifier les permissions pour les propriétaires et les membres à partir du site SharePoint du canal privé.

Pour en savoir davantage, vous pouvez consulter les sources suivantes :

• Excellente vidéo de Matt Wade
• Billet sur le blogue de Matt Wade
• Documentation officielle [Microsoft]

Joël Asselin
Architecte sénior en migration et développement d’offres chez ABna